令和3年4月1日
日本医療福祉アドバイザー協会制定

第1章 総 則

(目的)
第1条 この規程は、日本医療福祉アドバイザー協会(以下「当会」という。)の定款第4
1条に基づき定款施行細則として文書管理について必要な事項を定める。

(用語の意味)
第2条 この規程における用語の意味は、次のとおりとする。
一 「文書」とは、当会が作成又は、取得した文書、図画及び電磁的記録であって、組織的に用いるものとして、当会が保有しているものをいう。
二 「秘密文書」とは、その文書の漏洩が当会及び関係団体の業務に重大な支障をきたす恐れがある事項又は関係者以外に知らせてはならない事項を内容とする文書として、事務局長又は担当機関の長が指定したものをいう。
三 「保管」とは、事務の処理が継続している文書を保有することをいう。
四 「保存」とは、事務の処理が完結した文書を保管期間の経過した日から当該文書を管理する必要がなくなる日までの期間(以下「保存期間」という。)保有することをいう。
五 「管理」とは、この規程及び法令を遵守し文書を保有することをいう。
六 「事務局長等」とは、事務局長、事務長及び事務主任をいう。
七 「事務局等」とは、事務局及び担当機関をいう。

(文書管理責任者)
第3条 文書管理責任者は、当会の事務局長又は、理事会で指名した者が任に当たる。

(監査)
第4条 総務委員は、文書管理がこの規程に準拠して行われているか、随時に監査を行うことができる。
2 総務委員は、いつにても事務局長等に対して文書の管理等の適正な実施状況を監査するために文書の閲覧を求めることができる。但し、監査の目的を超えた文書の内容等の閲覧を求めることはできない。

第2章 文書の受領等

(文書の受領)
第5条 当会に到達した文書は事務局が受領し、文書受領簿に、発送者(発信者)、受付者、受領年月日を記載するものとする。

(受領文書の取扱い)
第6条 受領した文書のうち、事務局が取り扱うべき内容で重要な文書の場合は、事務局長等に指示を受け処理を行い、簡易な文書の場合は事務局担当者が処理を行い、事務局長等に処理の結果を報告しなければならない。
2 受領した文書のうち、事務局が取り扱うべきでなく他の機関が取り扱うべき文書の場合は、次条の手続きを踏み、担当機関に送付するものとする。

(秘密文書の取扱い)
第7条 秘密文書として取り扱うべきものと思われる文書の送付を受けた事務局は、事務局長等に提示し、秘密文書として指示を受けた場合は、秘密にしておくべき期間を表示した後、事務処理のために保管するものとする。
2 前項の場合で、他の機関が担当する文書のときは、前項と同様の手続きをとり、封筒に入れて当該指定を受けた担当機関の長に送付するものとする。

第3章 文書の作成、保管等

(文書作成の要領)
第8条 内部文書の作成は、日本工業規格(JIS規格)寸法A4の縦置き、左横書きを標準とするが、法令等により指定がある場合はこの限りでない。
2 文体は、原則として口語体とし、簡潔で平易なものとする。
3 秘密にしておくべき事項を内容とする文書を作成したと判断したときは、担当機関の長に提示し、秘密文書として指示を受けた場合は、秘密にしておくべき期間を表示した後、事務処理のために鍵付保管庫等に保管するものとする。

(持ち回り決裁等)
第9条 決裁は、事務局長の承認を得て、議案を持ち回り又は電子メールに添付してすることができる。この場合の添付ファイルには、パスワードを設定しなければならない。

(文書の保管と保存)
第10条 事務局等は、処理の終わった文書に処理年月日、施行年月日及び保存期間を記録後、処理済簿に必要事項を記載し保存しなければならない。
2 事務局等は、処理中の文書及び事務処理の終わった文書を、当会「個人情報管理規程」等の諸規程を遵守し保管又は保存若しくは廃棄しなければならない。
3 文書の保存期間は、1年から7年とし、担当機関の長が決定する。但し、議事録の保存は10年とし、法令等により保存期間の定めがあるときはその定めによる。

(文書の閲覧)
第11条 保存文書の閲覧を希望する者は、閲覧の理由を文書閲覧申請書に記載し、文書管理責任者の承諾を得て閲覧することができる。

附則
1 この規程は、令和3年4月1日から施行する。
2 この規程の改廃には、理事会の議決を要する。